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  綜合檔案室簡介

一、基本情況

綜合檔案室成立于2011年3月,正處級建制。它既是永久保存和提供利用學校各類檔案的管理機構,又是全校檔案工作的職能管理部門。學校檔案工作由一名校領導分管,并主動接受上級部門的指導、監督與檢查。學校綜合檔案室下設三個科室:綜合檔案科、學生檔案科、機要室,均為正科級編制。綜合檔案室現有專職工作人員6人。學校檔案隊伍實行專、兼職人員相結合。綜合檔案室現有建筑面積900多平方米,庫房配備了檔案柜、檔案架、防盜報警裝置和氣體滅火裝置等設施,擁有良好的檔案保管條件和辦公條件,并擁有計算機、打印機、復印機等設備

二、基本任務

(一)貫徹執行國家關于檔案工作的法規和政策,負責規劃、協調全校檔案工作。

(二)制定學校檔案工作的規章制度,并負責監督、指導和檢查執行的情況。

(三)負責接收(征集)、整理、分類、鑒定、統計和保管學校各類永久、長期保存的檔案及有關資料,組織實施學校檔案的信息化建設,負責學校電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理。

(四)開展檔案開發利用,編輯檔案參考資料、編制檢索工具、積極開發檔案信息資源,為學校各項工作做好服務工作。

(五)對學校各部門、單位的檔案工作進行業務指導、監督和檢查,對全校專兼職檔案工作人員進行業務培訓。

(六)參加檔案業務、學術研究和交流、協作活動。

(七)開展檔案宣傳教育活動。

(八)學生檔案科主要負責新生檔案的建立,在校生檔案的充實與完善以及畢業生檔案的處理,檔案的查詢與轉遞等工作。

(九)機要室主要負責學校密級文件的領取、清退、閱文及處理。負責機要信件、學校組織機構代碼及法人證書的管理和使用,協助完成學校保密相關工作。

(十)完成學校領導交辦的其他任務。

三、室藏檔案基本情況

綜合檔案室現有黨群、行政、教學、基建等多個類別檔案,年檔案利用近千余人次。內容涉及學校黨群、行政、教學、機構沿革、會議記錄、校園面貌、學團等方面,反映了學校30多年創建、發展的真實歷史。

綜合檔案室工作職責

一、貫徹執行國家有關檔案工作的法令、法規、方針、政策,規劃全校檔案工作。

二、集中統一管理學校各門類永久、長期保存的檔案資源,制定學校檔案工作規章制度,統一管理學校各部門的檔案工作,并負責監督、指導和檢查各部門執行情況。

三、根據國家有關規定和標準,結合學校實際,確定學校檔案的歸檔范圍、分類標準、保管期限和整理規則。

四、負責接收(征集)、整理、分類、鑒定、保管、統計學校各類永久、長期保存的檔案及有關資料。

五、組織實施檔案的信息化建設,負責學校電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理。

六、保守檔案秘密,加強檔案庫房的科學管理,確保檔案安全,維護檔案的完整、準確、系統。

七、編制檢索工具,開展檔案編研工作,多形式深層次開發檔案信息資源,為學校內外人員利用學校檔案提供優質服務。

八、負責建立健全學校檔案工作網絡,指導和協助學校各部門做好各類檔案的歸檔工作,對全校專(兼)職檔案員進行檔案業務培訓,開展檔案學術研究交流和宣傳教育活動。

九、完成學校領導交辦的其他任務。

綜合檔案室檔案利用制度

為了規范檔案的借閱管理,確保檔案的使用安全,根據《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》的有關規定制定本制度。

一、學校教職工原則上只能查借閱本部門形成的檔案資料以及可公開的普發性文件,如確需利用學校其他部門形成的檔案,應填寫《鄭州澍青醫學高等專科學校檔案利用審批單》,經檔案形成部門負責人批準后方可查閱。

二、借閱科研課題(論文)檔案,本研究課題人員(論文作者)可直接查閱;借閱他人的科研成果(論文)檔案時,需征得該課題組長、論文作者同意,必要時要報請主管校領導審查批準。

三、凡調閱黨政聯席會會議記錄、校長辦公會議記錄、密級文件,需經主管校領導審批方可限定性查閱有關內容。

四、外單位及個人須持單位介紹信或個人有效證件,經主管校領導審批同意方可查閱檔案,如需抄錄或復制密級檔案,介紹信上應寫明需抄錄或復制等字樣。

五、閱檔只限在閱檔室內,不得帶出閱檔室,不得相互傳閱,摘錄檔案應按原文照錄,不得加注個人意見,并應注明檔號或題名、摘錄人姓名和摘錄日期,經檔案員復核并蓋章。

六、查借閱檔案要嚴守保密規定,不得擅自公開檔案內容,違者按問題性質和情節,嚴肅處理,直至追究法律責任。利用者必須對所利用檔案的完整與安全負責,嚴禁在檔案材料上增刪、涂改、加注、轉借所利用檔案,不得拆散、損壞、污染檔案。如有損毀、丟失、偽造、倒賣學校所有的檔案的行為者,將報請上級有關部門依照《中華人民共和國檔案法》給予法律制裁。

七、利用者應按規定辦理登記手續,認真填寫《借閱檔案登記簿》和《鄭州澍青醫學高等專科學校檔案利用效果登記表》,以留綜合檔案室存查。

八、檔案原件原則上不外借,確因工作需要,需報主管校領導審批,并嚴格辦理登記手續,用畢按期歸還,并保證其完好無損。對歸還檔案,檔案人員應仔細清點,核查無誤方可簽字注銷,若發現問題應及時處理。

九、凡向綜合檔案室移交、捐贈、寄存檔案的部門和個人,對其檔案享有優先利用權,并可對檔案中不宜開放的部分提出限制利用的意見。

十、本制度自公布之日起實施,由綜合檔案室負責解釋。

檔案管理人員職業道德規范

一、有堅定正確的政治方向,堅持四項基本原則,遵守黨和國家的方針政策。

二、嚴格遵守國家各項法律、法規以及學校各項規章制度,堅持原則,辦事公道,清正廉潔,作風正派,嚴守秘密。

三、熱愛檔案工作,服從領導安排,有強烈的事業心和高度責任感,有為高校檔案事業獻身的精神。

四、奮發進取、努力學習檔案專業知識和現代化管理技術,刻苦鉆研業務,精通檔案管理方法,有較高文化素養和管理技能

五、儀表端莊,舉止大方,語言文明,工作規范,熱情服務,謙虛謹慎。

六、樹立全局觀念,發揚協作精神,嚴于律已,寬以待人,團結互助,自覺維護學校的聲譽,增強集體凝聚力。

 

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